The Client

Le client appartient à 100 % au gouvernement malaisien et est investi de la totalité du contrôle et de la propriété des ressources pétrolières du pays. Au fil des années, le client est devenu une société pétrolière et gazière pleinement intégrée et figure parmi les plus grandes entreprises mondiales du classement Fortune Global 500. Le client possède quatre filiales cotées à la Bursa Malaysia et s’est aventuré dans plus de 30 pays à travers le monde dans le but de devenir une entreprise de premier plan dans le secteur du pétrole et du gaz.

Besoins Professionnels

• Le client a implémenté IBM Notes en 1995 et est devenu l’un des plus importants clients d’IBM à l’échelle de son entreprise. Cette décision a été poussée par la volonté du client d’adopter une approche visionnaire et innovante de la gestion des connaissances. À cette époque, Notes était la seule plateforme permettant le partage des connaissances à l’échelle mondiale. Elle est rapidement devenue une solution TI fondamentale de l’entreprise, répondant aux exigences en termes de communication et de partage des connaissances. Au cours de cette période, le client a développé un certain nombre d’applications sophistiquées basées sur Notes, prenant en charge toutes les activités de l’entreprise.
• En 2004, le client s’est rendu compte qu’une certaine confusion sur le marché persistait autour d’IBM Notes. IBM a alors a annoncé son intention de restructurer la plateforme de messagerie et de collaboration Notes. Cette restructuration demanderait à la plupart des clients d’investir massivement dans la refonte de l’architecture et de la conception. Le client a également vu dans le passage à la plateforme de collaboration Microsoft (composée de Microsoft Server 2003, Exchange Server 2003 et SharePoint Portal Server 2003) l’assurance d’une plateforme de messagerie et de collaboration robuste et la garantie d’une dépendance accrue à la technologie mobile convergée telle que les assistants de données personnelles et les téléphones mobiles.
• Bien que la transition soit compliquée, le client pensait que la solution permettrait à ses 20 000 collaborateurs répartis dans 6 régions différentes et communiquant avec plus de 10 000 applications de travailler plus efficacement et de réaliser d’importantes économies de capital et des coûts d’exploitation et de maintenance. En outre, le client pourrait exploiter ses investissements dans les systèmes d’exploitation Windows, les applications Microsoft Office déjà déployées auprès de ses employés.

Challenges

Une migration d’échange est l’un des projets les plus intensifs qu’une organisation peut entreprendre en matière de main-d’œuvre. Voici quelques-uns des défis associés à ce type de projets :

• Les données pertinentes ont été stockées dans plusieurs référentiels clients, ce qui n’autorisait pas leur visibilité et nécessitait une longue période d’estimation.
• C’était un besoin urgent. La rapidité d’exécution était donc cruciale et l’équipe de projet a dû évoluer très rapidement, sans affecter la qualité des produits livrables ni les coûts.
• La solution devait être tournée vers l’avenir – il était nécessaire de veiller à ce que le nouveau système intègre suffisamment de flexibilité pour répondre aux besoins changeants des entreprises et de la réglementation.
• Une autre solution consistait à gérer autant d’interfaces d’applications et à rationaliser simultanément le processus de migration.
• En outre, mis à part les problèmes typiques de qualité des données, le système existant dépendait également d’une profusion d’applications. Cela a ajouté une complexité supplémentaire à l’exercice de migration.
• De plus, le passage à une autre plateforme de collaboration est toujours accompagné d’un changement de gestion. Cela nécessite une anticipation et une stratégie bien équilibrées de l’ensemble du scénario afin de minimiser l’impact sur les utilisateurs finaux travaillant depuis longtemps avec Notes.

Solutions

• Une fois que la décision de migration a été prise, le client est rapidement devenu compatible avec FPT Software – Partenaire Microsoft Certifié Or dans les Solutions de Développement Client et les Solutions d’Infrastructure Réseau.
• FPT Software a d’abord effectué une évaluation approfondie des applications Notes existantes afin de déterminer les coûts et les avantages associés à leur migration vers les solutions logicielles Microsoft. FPT Software a rapidement appréhendé la taille et la complexité des applications basées sur Notes, déterminé l’architecture appropriée pour le nouvel environnement et formulé ses recommandations pour chacune des applications Notes.
• En fonction des résultats obtenus, l’équipe projet a commencé par migrer 3 applications types d’IBM Notes vers SPS/.NET, et convertir les boîtes aux lettres de 150 utilisateurs vers Exchange afin de valider le concept de la migration de son environnement Notes complet.
• Avec la longue expérience des employés du client sur Notes, le passage à une nouvelle plateforme de collaboration a nécessité un effort de gestion du changement considérable. Le service de gestion des modifications visait à garantir que tous les utilisateurs du client étaient préparés à passer de Notes à un environnement Microsoft. Par conséquent, nous avons mis en place un programme d’éducation agressif : il s’agissait en grande partie d’une auto-étude assistée par ordinateur, appuyée par une communication fréquente et pertinente. Le programme a également permis aux utilisateurs finaux de faire leur propre transition et de préserver les données personnelles nécessaires.
• Pour achever le passage des applications d’IBM Notes à la plateforme de collaboration Microsoft, nous avons utilisé d’anciennes applications dans lesquelles Notes sert d’architecture fondamentale. L’équipe a également prévu de créer une nouvelle plateforme de gestion des connaissances mieux adaptée aux besoins en informations et aux besoins opérationnels du personnel du client.
• Nous avons divisé le projet en 3 étapes :
  • Découverte:Obtention du bon nombre d’applications à migrer, analyse initiale via Application Analyzer et estimation des ressources et interrogation des propriétaires de processus métier et de services informatiques ;
  • Évaluation:Approfondissement de la logique métier des applications à représenter dans les modèles de migration et définition de la stratégie et le calendrier ;
  • Livraison: Application d’outils d’analyse de base de données, de correction de données, de définition des autorisations et de gestionnaire de tests pour tenir compte de la nature répétitive des travaux de migration et du grand nombre d’applications en cours de migration.

Avantages

• D’importantes économies de coûts, car plus de dépenses de licence inutiles pour des milliers d’applications ;
• Réduction des coûts et de la complexité des systèmes en standardisant sur un unique service annuaire ;
• L’objectif informatique à l’échelle de l’entreprise du client consistant à obtenir une vue centrale adaptable et à 360 degrés du système de messagerie et de collaboration a été atteint ;
• La productivité et la flexibilité des employés du client ont été améliorées après l’ajout du projet de migration du système.

Technologies Utilisées

MS Exchange Server 2003, VS.NET2003, SQL Server 2005, Source Code K2.NET 2003, Cashahl ecKnowledge 8.1.6, Application Transporter, MIIS, Quest Migrator, Notes Connector.